俺と100冊の成功本

「オフィスワーク」と言えば、聞こえはいいですが、書類整理とか机の整理とか、コピー、ファックスの方法などの比較的地味な事を書いている本。

でも、「秘伝」というにふさわしい、著者の日々の改善から生まれたノウハウがぎっしりです。

著者は、特許事務所や貿易事務所などにご勤務されていたようですから、元々書類管理に関してはかなり完成度の高い職場だったと思います。

一例を示せば、
・郵送されてきた封筒は必ず三方向のふちに、はさみを入れて切る。

封筒の中に書類が残っていたり、張り付いていたりしない事を確認するために、「必ず」封筒は解体するそうです。

封筒の開け方なんて、別に誰からも教わる必要ないし、そんなたいしたノウハウもないだろうとタカをくくっていましたが、これはインパクトが大きかった。職種によっては常識なのかな？

ＩＴ時代だけあって、メールに関しても触れていますが
「添付ファイルは、必ず本文を書く前に添付処理をする。本文内に必ず、ファイルを添付していることを明記する」
これ、僕も結構ファイルを添付し忘れて、かなり恥ずかしい思いをするときがあるので、「本文を書く前にファイル添付」は癖にしよう。

もう一つ、日頃クリアファイルに付箋を貼ってると、それが鞄や書類入れに出し入れするときに、付箋がはがれるときが多々あります。
それが、日常のちょっとしたストレスと言えば大げさですが、なんとかならないもんかと思っていました。でも、付箋って元々はがすものだから、そんなものかと思ったり。

でもね。
この本読んだら、改善策があったんですよ。
それは！
「付箋の糊がついている方に、ペンで文字を書く。そして、クリアファイルの内側から付箋をはる」

なんと！　そんな、簡単な事で解決できたとは！

これも、常識ですかね？知らなかったの俺だけ？

あと、１枚だけど大事な書類をクリアファイルに挟むときには、厚紙も一緒に入れて物理的に厚くしてしまうとか。
これも、人間の心理とも合わせて、うまいこと考えますよねー。って、これも常識？

そんな感じでベテラン事務員さんのノウハウが満載です。

今確認したら、著者のサイトがあって、そちらにもノウハウ満載でした
・オフィス事務の効率学
（ありすぎて、さがしにくいかも（笑））

こういう事務のノウハウは地味だけど、毎日の作業のことなので効果はかなり大きいと思います。そしてなにより、「このやり方ならミスが減る」という技が多いのが嬉しい。スピードが速くなってもミスが多くなったらなんにもなりませんからね。

この手のノウハウというのは、以前だと職場でお局さん的な存在の人から、新人のＯＬさんがＯＪＴで教わったんだろうけど、昔と今で働き方も変わってきてるので、だんだん伝承されずに途切れがちかも。

何事も改善の余地は、まだまだあるんだなと再認識させられた一冊でした。

最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書 109) (新書)オダギリ 展子 (著)

時間に追われるせわしい日々。気がつけばいつも終電間際......。
そんな状況に別れを告げるための特効薬、それが「スーパー事務員」として知られる著者が
明かす「デスクワーク効率化ワザ」の数々だ。

「机のレイアウト」「ファイリング」「コピー」「ファックス」「文房具」「書類フォーマット」など、
様々なデスクワークに"ほんの少しの工夫"を施すだけで仕事の効率が2倍、いや3倍になる!
仕事をもっとラクにしたいと願う、すべてのビジネスパーソン必読の書。

本書の提案(抜粋)
「机上に広げる書類は1件のみとせよ!」
「目からウロコの付箋術」
「蛍光ペンを使うなら黄色が断然役に立つ!」
「段取りの巧拙は書類受領時の初動で決まる!」
「『縦割り』と『横割り』の二重の期限管理で確実に!」